信息化与办公直销(Direct Distribution)

八月 23, 2006

根据《哈佛商业评论》的研究，零售商库存保持一年的费用至少相当于其产品进价的1/4，库存周转率对公司的经营成本及利润的影响很大。办公用品直销虽然同零售有一定程度上的区别，但也涉及到库存管理的成本问题；而且直销商经营的商品品种少则几百种，多则上万种，在进货、库位管理和出货、退货的过程中，都会给大部分单价较低的办公用品增加很多无形成本。信息化技术无疑是降低这些无形成本的敲门砖。需求预测和物流管理软件、自动扫描、电子标签系统、大型数据仓库、供应链管理……应有尽有的软件系统让人眼花缭乱，究竟有哪些判断和选择的标准？办公直销商如何才能挑到合适的软件系统，进行有效信息化？

作为全球三大品牌之一的易达公司，深信信息化对办公用品行业的意义深远。同时也很乐于将其在全球市场的发展经验，与国内的行业人士进行交流探讨。易达认为，办公直销要发展信息化，总结起来，需要把握一个“123”原则，即一个必须，两个不要，三个适度。

所谓一个“必须”，就是在着手信息化之前必须了解“需求”，这个需求不是市场需求，而是涉及到信息化的各方到底需要什么。首先可以看一下企业所处的信息化阶段：是处于要让进、销、存的管理流程更加科学化，减少因“人脑”操作而引起的误差，降低库存周转成本？或是要通过信息化，发展电子商务，让企业生意更上一层楼？还是到了串联供应商，进行商品采购管理的的火候？其次要了解企业各部门的需要，尤其是采购（进）、销售（销）和仓库管理（存）三个关键环节的状况；如果是发展电子商务平台，则要多看终端用户的使用习惯和信息需求；如果是做供应链信息化，还要了解供应商的运做模式和目前平台。在对各个环节进行了充分调查了解后，企业就很容易确定其对信息化产品的具体要求。

其次是两个“不要”，一不要半途而费；有些公司的信息化项目进程到一半，由于项目负责人更换或公司策略调整，导致事情做了一半，效果还没呈现，这对公司资源是一种浪费。二不要朝令夕改；发生这种现象的主要原因是由于企业的信息化产品需求不明确，随着项目的深入，发现新的或不同的需要，以至于不断调整产品要求，完全偏离了最初设定的目标甚至是预算。

第三是三个“适度”：

1、适度的用户参与

涉及信息化的各方，对于信息化的理解和技术熟练程度，是信息化最终成功与否的重要指标之一。项目启动的时候，要把各部门的主要骨干分子集合在一起，了解各部门需求状况的同时，让主要骨干意识到信息化对企业的重要性，统一大家的认识；项目推进的过程中，应对全体职员进行使用培训，以确保大家都用起来。当然，由于各部门员工的素质和认知差异，对于信息化的理解会有出入，所以在用户参与的过程中，项目负责人甚至是老板本人要控制“度”的问题，以免出现外行指导内行，出现畸形儿的现象。

2、适度的资源投入

信息化的过程涉及到软件、硬件（电脑及相关设备）的投入，以及人力成本，相应的流程变动而带来的其他成本等。企业老板或项目负责人要做一份预算，结合公司的规模和发展规划、预期的信息化收益，以及最关键的信息化产品需求，综合考虑。期间可以找几家IT公司来咨询，与企业主要决策人充分沟通，可以考虑一次性重点投入，也可以分期分批进行，总结来说，就是要根据企业实际情况，做可行预算，避免未来由于资金方面的问题使信息化项目半途而废。

3、适度的期望

信息化是一个甜果果，但如果“养殖”不当就会变成涩果。虽然信息化可以帮助提高企业数据的准确性，使流程合理化，降低成本……，但信息化也不是万能的，信息化只是让企业机能更有效的一种方式。好比是电脑装了“奔四”芯片，还要有同等级的软件、显示设备、内存设备去配合它，整台机器才能跑得快；另一方面，信息化也不是一蹴而就的，并不是说硬件到位、软件上岗、人员培训完了以后，便一切水到渠成了，这中间涉及最为艰难的，一个是企业员工意识和作业方式的改变，另一个是相应的流程调整带来的冲突，所以企业老板要做好“长期战斗”的准备。

这里有一个来自微软公司的资料。这是一个叫做“PM Network”的机构1998年9月在对23000多个应用软件项目分析以后提供的报告。它指出，这些项目中有26%是成功的；28%是失败的，被砍掉了；还有46%被改变了计划。另外还有一个关于失败原因的调查报告：

　　13.1%不完整的产品要求

　　12.4%缺乏用户的参与

　　10.6%缺乏资源（人力、财力）

　　9.9%不现实的期望

　　9.3%高层领导支持不足

　　8.7%产品要求和指标改变

　　8.1%没有定计划

　　7.5%不再需要这个正在开发的系统

　　20.4%其他

虽然以上的调查报告来自美国，但中国的情况也不会有多少乐观。从上面的资料不难发现，失败原因排在前八位的已经占到了80%的比例，但还没有一个是技术方面的原因。

回观办公直销的信息化，可以断言技术不是唯一核心问题，企业老板大可不必因为不懂技术而心有疑虑；反而是掌握正确的信息化方法和步骤，准备好充沛的人力物力财力，才是关键中的关键。