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Curiosità
DYMO è leader mondiale nel settore dell’etichettatura. Il marchio divenne famoso negli anni ’60 e ’70 quando l’etichettatrice portatile a rilievo DYMO spopolò nelle scuole e nelle case.
Esselte ogni anno vende tante cartelle sospese da archiviare 200 miliardi di pagine di informazioni.
Leitz ha inventato la tecnologia “soft click” che rende più dolce la chiusura degli anelli di un raccoglitore ed elimina il rischio di farsi male alle dita.
Pendaflex ha creato un club su internet chiamato “Io Odio Archiviare”, dove vengono forniti suggerimenti e strumenti per rendere più facile archiviare.
Il tipico lavoratore Americano usa circa 200 fogli di carta al giorno in ufficio.
Il lavoratore Europeo medio usa in ufficio approssimativamente 200 buste a perforazione/a L ogni anno.
Dal 1950 il consumo di carta è più che sestuplicato.
Fotocopiatrici, fax e stampanti generano tra 860 miliardi e 1 trilione di pagine ogni anno.
Il lavoratore Europeo medio in ufficio:
•usa un nuovo perforatore ogni 5 anni
•una nuova cucitrice ogni 5 anni
•una nuova portacorrispondenza ogni anno
•un nuovo cestino gettacarte ogni 5 anni.
La maggior parte delle persone prova un grande senso si gratificazione quando viene dato loro il tempo di organizzare i propri documenti, la propria vita, etc.
Il 70% delle aziende Europee afferma che “l’ufficio senza carta è soltanto una fantasia”
Il 61% dei manager Europei preferisce leggere documenti, offerte e report in formato cartaceo.
Il 60% dei manager Europei afferma che leggere e correggere documenti è più facile se essi sono stampati su carta, piuttosto che su file elettronici.
Il 33% di quei manager stampa le email e le pagine web prima di leggerle. Il 65% dei manager Europei conserva le copie cartacee di documenti importanti.
La richiesta di carta aumenta del 40% in aziende che introducono sistemi di comunicazione tramite email, perché i dipendenti tendono a stampare le email prima di leggerle.
Secondo una ricerca della University of California di Berkeley, nel 2002 negli uffici in tutto il mondo si è usato il 43% in più di carta rispetto al 1999. Sempre nel 1999 lo 0.03% delle informazioni nel mondo era conservato su carta, per poi scendere allo 0.01% nel 2002. Tuttavia, nello stesso arco di tempo l’ammontare totale delle informazioni è cresciuto così velocemente che la quantità in valore assoluto di informazioni conservate su carta è comunque cresciuta di più del 30%.
La stessa ricerca afferma che il genere umano ha prodotto 12 exabyte di dati negli ultimi 10.000 anni (un exabyte è pari a un miliardo di gigabyte). Ma dal 1999 al 2002 ne ha prodotti altri 12 exabyte e nel solo 2005 ne dovrebbe produrre altri 12.
Nella maggior parte delle organizzazioni la crescita di documenti è superiore al 200% all’anno.
L’utilizzo di carta è aumentato del 14% negli ultimi anni.
Il consumo di carta negli uffici (taglio standard) in Europa Occidentale è cresciuto da 2.9 milioni di tonnellate nel 1997 a circa 3.7 milioni nel 2001 – una crescita annuale del 6.5%.
Un’organizzazione media:
•fa 19 copie di ogni documento
•spende $20 in lavoro per archiviare ogni documento
•spende $120 in lavoro per ricercare ogni documento archiviato non correttamente
•perde 1 documento ogni 20
•perde 400 ore all’anno per ricercare documenti persi.
Nel 1982 le società hanno utilizzato globalmente 3 trilioni di fogli di carta, nel 1999 ne sono stati utilizzati 9 trilioni.
Il consumo di carta crescerà del 20% ogni anno.
Usage of recycled paper plateaued in Europe in the latter part of the 1990s at approx. 5%-6% of overall paper consumption. A slight increase is expected in 2003.
I dipendenti in azienda generalmente impiegano il 5%-15% del loro tempo a leggere informazioni, ma fino al 50% del loro tempo a ricercare i dati che a loro effettivamente servono.
La disorganizzazione costa tempo e denaro. Alcuni esperti stimano che una persona comune perde 150 ore all’anno per ricercare informazioni archiviate nel posto sbagliato.
Secondo il Wall Street Journal un comune manager perde in media 6 settimane all’anno per ritrovare informazioni perse a causa del disordine sulla scrivania e in ufficio.
Gli Americani sprecano 9 milioni di ore al giorno alla ricerca di oggetti riposti in luoghi sbagliati.
I professionisti della pulizia suggeriscono di liberarsi della troppa confusione in casa; ciò eliminerebbe il 40% del lavoro in un’abitazione media.
Gli acquisti di emergenza, dovuti alla disorganizzazione, possono costare quanto il 15-20% di un budget annuale in termini di:
•Acquisti duplicati
•Viaggi per acquisti dell’ultimo minuto
•Pagamenti in ritardo
•Addebiti finanziari
Entro la fine del 2005 negli uffici ci sarà il 50% di carta in più rispetto al 1995.
Secondo il Real Simple Magazine, le donne trascorrono circa 55 minuti al giorno cercando le loro cose.
Uno studio della PriceWaterhouseCooper ha mostrato che i dipendenti generalmente impiegano il 5%-15% del loro tempo a leggere informazioni, ma fino al 50% del loro tempo a ricercare i dati che a loro effettivamente servono.
Costi tangibili della disorganizzazione:
Costi salariali e di produttività del “tempo perduto” che gli impiegati che non hanno gli strumenti adeguati passano a trovare “Quello che serve a loro, quando serve a loro”.
Prendendo come riferimento un impiegato full-time, che guadagna $50 all’ora, il costo in termini di salario annuo del trascorrere 5 ore ogni settimana a cercare informazioni perse o difficili da reperire è di $13.000. Adesso moltiplicatelo per il numero di dipendenti della vostra azienda!
Costo di cattive decisioni prese sulla base di informazioni incomplete o mancanti.
Costo di “reinventare le idee” a causa di informazioni perse, o di persone in azienda che non sono a conoscenza delle informazioni.
Costi derivati dal doppio lavoro svolto perchè più di una business unit lavora sullo stesso progetto – senza sapere che il lavoro è già stato fatto!
Costi sostenuti per sostituire e addestrare nuovamente personale che, vinto dallo stress, si è licenziato.
Mancate vendite dovute all'impossibilità dei clienti di trovare informazioni su prodotti o servizi – e quindi rinunciano all’acquisto.
Costi per riprodurre o acquistare nuovamente qualcosa che si ha già, ma che non si riesce a trovare.
Costi di una spedizione urgente in giornata per scadenze imminenti.
Interessi persi su fatture non incassate per mancata spedizione al cliente.
Interessi persi su denaro o assegni che non sono stati incassati.
Penali per ritardato pagamento.
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