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Faits
DYMO est leader mondial dans l'impression d'étiquettes. Cette entreprise a connu son heure de gloire dans les années 60 et 70, lorsque la pince manuelle à marquer DYMO a envahi les écoles et les foyers.
Chaque année, Esselte vend suffisamment de dossiers suspendus pour ranger 200 milliards de pages.
Leitz a inventé la technologie « soft-clip », qui permet de refermer lentement les anneaux des classeurs. Désormais, les pincements de doigts appartiennent au passé.
Pendaflex a mis en ligne un « I Hate Filing Club », où vous pouvez trouver des conseils et des outils permettant de simplifier la gestion de vos documents.
L'employé de bureau américain moyen utilise environ 200 feuilles de papier par jour.
L'employé de bureau européen moyen utilise environ 200 chemises en plastique ou en papier par an
Depuis 1950, la consommation mondiale de papier a plus que sextuplé.
Les photocopieurs, les fax et les imprimantes génèrent entre 860 milliards et
1 billion de pages par an.
L'employé de bureau européen moyen :
- utilise une nouvelle perforatrice tous les 5 ans ;
- utilise une nouvelle agrafeuse tous les 5 ans ;
- utilise un nouveau bac à courrier tous les ans ;
- utilise une nouvelle corbeille à papier tous les 5 ans ;
70 % des entreprises européennes estiment que ” le bureau sans papier est une utopie ”.
61 % des managers européens préfèrent lire leurs tableaux, offres, rapports, etc. sur papier.
60 % des managers européens estiment qu'il est plus facile de corriger des documents imprimés que des fichiers électroniques.
33 % de ces managers impriment les courriers électroniques et les pages Web avant de les lire. 65 % des managers européens archivent une version papier de tous leurs documents importants.
La demande de papier a progressé de 40 % dans les entreprises qui ont instauré un système de courrier électronique, parce que les employés ont tendance à imprimer leurs e-mails avant de les lire.
Selon une étude de l'Université de Californie à Berkeley, la consommation mondiale de papier dans les bureaux s'est accrue de 43 % entre 1999 et 2002. Selon la même étude, en 1999, 0,03 % des informations détenues dans le monde était stockée sur papier, alors que ce pourcentage s'est réduit à 0,01 % en 2002. Toutefois, au cours de la même période, la quantité totale d'informations a crû si vite que la quantité absolue d'informations archivées sur papier a progressé de plus de 30 %.
La même étude a révélé que l'humanité a produit 12 exaoctets de données sur les 10.000 dernières années (un exaoctet représente un milliard de gigaoctets). Cependant, elle a produit 12 exaoctets supplémentaires entre 1999 et 2002 et devrait produire 12 exaoctets de plus sur la seule année 2003.
Dans la plupart des organisations, le nombre de documents s'accroît de plus de 200 % par an.
La consommation de papier a progressé de 14 % au cours des dernières années.
La consommation de papier (nombre moyen de feuilles volantes) dans les entreprises d’Europe occidentale est passée de 2,9 millions de tonnes en 1997 à environ 3,7 millions de tonnes en 2001 (une croissance de 6,5 % par an) ;
L'organisation moyenne :
- fait 19 copies de chaque document ;
- consacre 20 $ en main-d'oeuvre à l’archivage des documents
- consacre 120 $ en main-d'œuvre à la recherche de documents mal classés
- perd un document sur 20
- consacre 400 heures par an à la recherche des fichiers perdus
La consommation de papier va augmenter de 20 % par an.
Au cours de la dernière partie des années 90, l'utilisation de papier recyclé en Europe a stagné a approximativement 5 % -6 % de la consommation totale de papier. Une légère augmentation est prévue en 2003.
Les employés consacrent en moyenne entre 5 et 15 % de leur temps à la lecture d'informations, et plus de 50 % de leur temps à la recherche de renseignements pertinents.
La désorganisation coûte du temps et de l'argent. Certains experts estiment qu’une personne moyenne consacre plus de 150 heures par an à la recherche
d’informations mal classées.
Selon le Wall Street Journal, le manager moyen perd environ six semaines par an à rechercher des informations mal archivées dans des bureaux et dossiers surchargés.
Les Américains gaspillent 9 millions d'heures par jour à rechercher des objets qui ne sont pas à leur place.
Les professionnels du nettoyage suggèrent que l'élimination des objets superflus permettrait de supprimer 40 % des travaux ménagers dans une maison moyenne.
Les achats de crise liés à une mauvaise organisation peuvent représenter jusqu'à 15 à 20 % d'un budget annuel en :
- achat de doubles
- achat au dernier moment
- paiements en retard
- frais financiers
Une étude de PriceWaterhouseCooper a démontré que les employés passent en moyenne 5 à 15 % de leur temps à lire des informations, mais plus de 50 % de leur temps à rechercher de données pertinentes.
Coût en salaires et en productivité du temps perdu par les employés à chercher ce dont ils ont besoin, lorsqu'ils en ont besoin
Pour un employé travaillant à temps plein et gagnant 50 $ par heure, les frais de salaire annuel lié au fait de passer cinq heures par semaine à rechercher des informations perdues ou difficiles à trouver s'élèvent à 13 000 $. À présent, multipliez cette somme par le nombre d'employés qui travaillent dans votre entreprise !
Coût de mauvaises décisions prises sur la base d'informations essentielles manquantes ou lacunaires
Coûts des idées à retrouver parce que des informations ont été perdues, ou parce que d'autres personnes dans l'entreprise ne savaient pas que des informations étaient disponibles
Coût du même travail effectué plusieurs fois lorsque différentes entités d’une entreprise oeuvrent sur un même projet – sans savoir que ce travail a déjà été réalisé !
Coûts de remplacement et de formation liés au départ d'employés surchargés et au recrutement de nouveaux employés
Manque à gagner résultant de l’incapacité des clients à trouver les informations dont ils ont besoin sur certains produits ou services – et qui abandonnent leurs recherches, frustrés.
Coûts liés à la reproduction ou au rachat de quelque chose que vous avez déjà, mais que vous ne pouvez trouver.
Coûts liés à l'utilisation de courrier express pour respecter les délais à la dernière minute.
Intérêts perdus sur les factures non perçues qui n'ont pas été envoyées à temps au client
Intérêts perdus sur les liquidités et les chèques qui n'ont pas été déposés
Coûts de paiement tardif
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