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Datos
DYMO es el líder mundial en la impresión de etiquetas. Saltó a la fama en los años 60 y 70, cuando la rotuladora tradicional DYMO se convirtió en el último grito en los colegios y hogares.
Esselte vende al año suficientes carpetas colgantes como para guardar 200.000 millones de páginas de datos.
Leitz inventó la tecnología «soft clic», que suaviza el chasquido agudo que se producía al cerrar las anillas de las carpetas y evita los pellizcos en los dedos.
Pendaflex tiene un servicio on-line llamado «I Hate Filing» (Odio archivar) que ofrece consejos y herramientas para que esta tarea resulte más sencilla.
El oficinista medio estadounidense utiliza aproximadamente 200 hojas de papel al día.
El oficinista medio europeo utiliza aproximadamente 200 fundas/carpetas al año.
Desde 1950 el consumo mundial de papel se ha multiplicado por más de seis.
Las fotocopiadoras, los faxes y las impresoras generan entre 860.000 millones y 1 billón de páginas al año.
El oficinista medio europeo utiliza:
- un taladro nuevo cada 5 años
- una grapadora nueva cada 5 años
- una bandeja portadocumentos nueva cada año
- una papelera nueva cada 5 años.
El 70% de las empresas europeas afirma que «la oficina sin papeles es sólo una utopía».
El 61% de los directivos europeos prefiere leer las hojas de cálculos, las ofertas y los informes en formato papel.
El 60% de los directivos europeos afirma que es más sencillo realizar correcciones en papel que en archivos electrónicos.
El 33% de estos directivos imprime el correo electrónico y los sitios web antes de leerlos. El 65% de los directivos europeos guarda copias en papel de los documentos importantes.
La demanda de papel aumenta en un 40% en las empresas que introducen sistemas de correo electrónico, porque los empleados suelen imprimir el correo electrónico antes o después de leerlo.
Según un estudio de la Universidad de California realizado en Berkeley, en 2002 en las oficinas de todo el mundo se utilizó un 43% más de papel que en 1999. También en 1999, el 0,03% de la información mundial se almacenó en papel, cifra que descendió al 0,01% en 2002. No obstante, en el mismo período, la cantidad total de información aumentó tan rápido que el total de la información almacenada en papel aún creció más del 30%.
El mismo estudio señaló que la humanidad produjo 12 hexabytes de datos durante los últimos 10 años (un hexabyte son mil millones de gigabytes). Pero entre 1999 y 2002, se produjeron 12 hexabytes más, y sólo en 2003 otros 12.
El crecimiento del número de documentos en la mayoría de las empresas está superando el 200% anual.
El uso del papel ha crecido realmente un 14% en los últimos años.
El consumo de papel de oficina (la media de hojas arrancadas) en Europa Occidental ha pasado de 2,9 millones de toneladas en 1997 a cerca de 3,7 millones de toneladas en 2001, lo que supone un crecimiento anual del 6,5%.
La empresa media:
- hace 19 copias de cada documento
- gasta 16€ en mano de obra para archivar cada documento
- gasta 96€ en mano de obra para buscar cada documento mal archivado
- pierde uno de cada 20 documentos
- dedica 400 horas al año a buscar archivos perdidos.
El consumo de papel crecerá un 20% al año.
El uso de papel reciclado se estancó en Europa a finales de los 90 en aproximadamente el 5%-6% del consumo total de papel. En 2003 se espera un ligero incremento.
Los empleados suelen pasar entre un 5 y un 15% de su tiempo leyendo información, y hasta un 50% buscando los datos pertinentes.
La desorganización cuesta tiempo y dinero. Algunos expertos calculan que una persona dedica una media de 150 horas anuales a buscar información mal archivada.
Según el Wall Street Journal, un ejecutivo pasa una media de seis semanas anuales buscando información mal ubicada en escritorios y archivos desordenados.
Los estadounidenses pierden nueve millones de horas al día buscando artículos que no están en el sitio correcto.
Los profesionales de la limpieza señalan que acabar con el exceso de desorden eliminaría el 40% del trabajo doméstico en un hogar medio.
Las compras realizadas en momentos de crisis relacionadas con la falta de organización pueden suponer hasta un 15-20% del presupuesto anual en:
- Compras duplicadas
- Compras realizadas en el último momento
- Pagos tardíos
- Cargas financieras
Un estudio realizado por PriceWaterhouseCooper señala que los empleados suelen pasar entre un 5 y un 15% de su tiempo leyendo información, y hasta un 50% buscando los datos pertinentes.
Costes de la desorganización
Costes salariales y de productividad del «tiempo perdido» por los empleados que carecen de medios para «encontrar lo que necesitan, cuando lo necesitan».
En el caso de un empleado que trabaje a jornada completa y que gane 40€ por hora, el coste anual en salario que supone pasar cinco horas a la semana buscando información perdida o difícil de encontrar es de 10.400€. Ahora multiplique esta cifra por el número de empleados de su empresa...
Coste de las malas decisiones tomadas por falta o ausencia de información crítica.
Coste de «reinventar ideas» debido a la pérdida de información o a que otra gente de la empresa desconoce la información.
Coste de esfuerzos duplicados porque más de una unidad de la empresa estaba trabajando en el mismo proyecto sin saber apenas que ya se había hecho.
Coste de sustituir y reconvertir a empleados estresados que se marchan.
Coste de ventas perdidas porque los clientes no pueden encontrar la información que necesitan sobre productos o servicios –y desisten frustrados.
Coste de volver a fabricar o comprar algo que ya tiene pero no puede encontrar.
Costes del servicio de transporte urgente para entregas realizadas en el último momento.
Intereses perdidos en facturas no cobradas que no se enviaron a los clientes.
Intereses perdidos en efectivo y cheques que no se ingresaron.
Recargos por pago atrasado.
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